keytech DMS

Die vereinfachte und automatisierte Ablage
für den effizienten Austausch im gesamten Unternehmen.

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Dokumenten Management System

Die reibungslose digitale Verwaltung Ihrer Dokumente,
Vorgänge und Daten ist ein wichtiger Baustein für den Erfolg Ihres Unternehmens.

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Wissen statt Suchen

Verschwenden Sie keine kostbare Zeit beim Suchen nach wichtigen Informationen. Sparen Sie durch schnellen Zugriff über effiziente Suchmechanismen und innovative Apps sowie automatische Verschlagwortung gescannter oder digitaler Dokumente die Ressourcen Ihres Unternehmens. Sichern Sie Ihrem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile, indem Sie Ihre Prozesse beschleunigen und so die Effizienz steigern, um Zeit für die eigentlichen Aufgaben der einzelnen Teammitglieder zu gewinnen.

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Grenzen überwinden

keytech bietet Ihnen eine funktionale Unternehmensplattform, die Strukturen schafft und organisatorische Grenzen überwindet. Das von keytech entwickelte Dokumenten Management System kann große Datenmengen effizient und dauerhaft speichern und organisieren. Der abteilungsübergreifende Zugriff auf alle Daten und die direkte Verteilung von Dokumenten und Aufgaben an die jeweiligen Teams und Ansprechpartner ermöglichen effektives Arbeiten und vermeiden Datenredundanzen.

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E-Mails im Griff

Die DMS Software managt und archiviert Ihren prozessrelevanten E-Mail-Verkehr und reagiert auf die Anforderungen moderner Unternehmensstrukturen. Unübersichtliche Postfächer gehören somit der Vergangenheit an. Als erfahrener DMS Anbieter hilft keytech Ihnen, die tägliche Informations- und Dokumentenflut zu bewältigen und E-Mails nach Vorgängen, Projekten und unterschiedlichen Kunden oder Geschäftsfeldern zu gliedern. Transparenz für alle Beteiligten ist so garantiert.

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Lösung für alle Teams

Wichtige Daten und Dokumente müssen innerhalb Ihres Unternehmens für alle Teams und Abteilungen leicht zugänglich aufbereitet werden. Dabei gibt es aber zwischen den einzelnen Fachabteilungen häufig Unterschiede in Bezug auf Struktur, Verschlagwortung und Workflow. Das von keytech bereitgestellte Datenmanagementsystem ist flexibel gestaltet und bietet die Möglichkeit, die Software individuell für verschiedene Teams und Anwendungsfälle zu konfigurieren.


 

keytech DMS Features

Entscheidend für ein effektives und effizientes Dokumentenmanagement sind neben den eigentlichen Dokumenten vor allem die übergeordneten Unternehmensprozesse. Mit keytech DMS können Sie die für Sie wichtigen Vorgänge und Prozesse sicher im System abbilden, steuern und optimieren. So ist der Status der relevanten Dokumente für jeden Prozessbeteiligten zu jedem Zeitpunkt klar und transparent.

Mit der keytech workflow engine können Sie die entsprechenden Prozesse mithilfe des ISO Standards BPMN 2.0 in keytech abbilden, automatisieren und optimieren.

  • Flexibles und individuelles Änderungs- und Freigabewesen
  • Individuelle Unterstützung der Arbeitsweisen verschiedenster Abteilungen und Teams
  • Sichere und transparente Dokumentation der Vorgänge und Prozesse
  • BPMN Prozessmanagement mit der keytech workflow engine

Die Herausforderung für ein unternehmensweites Informationssystem besteht auch darin, Ablagestrukturen zu schaffen, die die Anforderungen vieler unterschiedlicher Abteilungen und Teams erfüllen und gleichzeitig Transparenz für die gesamte Organisation schaffen.

keytech DMS bietet mit den flexiblen und individuellen Mappen-Templates die Möglichkeit, genau dieses Ziel zu erreichen. Mit Hilfe der keytech Mappen können beliebige Business Objekte im System abgebildet und individuelle standardisierte Aktenstrukturen für verschiedenste Vorgänge geschaffen werden.

  • Abbildung beliebiger Business Objekte mit keytech Mappen
  • Verwaltung von Artikeln, Dokumenten und E-Mails in beliebigem Kontext
  • Abbildung firmenspezifischer Ablage- und Ordnungsstrukturen mit entsprechenden Templates

Datenqualität sollte keine Frage des Pflegeaufwandes sein. Mit den dynamischen Mappen in keytech DMS können Metadaten automatisiert bei der Ablage gepflegt werden. Projekte und Vorgänge können bei Bedarf flexibel in bestehende Aktenstrukturen integriert werden.

  • Automatische Verschlagwortung bei Ablage von Dokumenten in der Aktenstruktur
  • Abbildung beliebiger Businessobjekte (z.B. Arbeitsaufträge, Projektordner, Kundenordner, …)
  • Handling von projekt- und vorgangsbezogenen Informationen
  • Vorgangsbezogene E-Mail-Archivierung
  • Aufgaben, Aufgabenverteilung und Überwachung als Vorstufe zur keytech Planung

Wenngleich x-beliebige Dokumente und Dateitypen per Drag & Drop in keytech DMS gespeichert und verwaltet werden können, schätzen auch unsere DMS-Anwender die nahtlosen Integrationen zu den entsprechenden Autoren-Systemen. Als Microsoft Gold Partner verfügen wir daher über tiefe Integrationen zu den entsprechenden Office-Produkten.

Mit unseren Office-Integrationen können Dokumente aus Microsoft Word, PowerPoint und Excel einfach und schnell in keytech gespeichert und versioniert werden.

  • Microsoft Word Integration
  • Microsoft Excel Integration
  • Microsoft PowerPoint Integration

Der flexiblen Zugriffsteuerung und individuellen Berechtigungen für verschiedene Fachabteilungen und Hierarchiestufen kommen im Rahmen einer unternehmensweiten Wissensplattform besondere Bedeutung zu. Mit keytech DMS können Sie individuell und flexibel auf Vorgangs- oder Dokumenten-Ebene steuern, welcher Anwender welche Informationen sehen oder ändern darf.

  • Individuelle Steuerung von Berechtigungen auf Gruppen- und User-Ebene
  • Flexible Vergabe von Berechtigungen
  • Zugriffssteuerung auf Ebene von Strukturen und Dokumenten

Unsere Kunden agieren zunehmend im globalen Kontext. Für immer mehr Unternehmen spielen verteilte Standorte und eine globale Verfügbarkeit der Dokumente und Informationen aus dem DMS-System eine bedeutende Rolle.

Mit unseren Lösungen für verteilte Standorte versetzen wir unsere Kunden in die Lage, jedem Nutzer, an jedem Standort der Welt, genau die Informationen zur Verfügung zu stellen, die er für seine tägliche Arbeit benötigt.

  • Lösungen zur Synchronisation verteilter File-Server
  • Lösungen zur Synchronisation verteilter Datenbanken
  • Web-Apps und mobile Zugriffsmöglichkeiten

Apps & Mobile

Um den vollen Nutzen aus einer unternehmensweiten Informationsplattform zu ziehen, muss ein DMS-System in der Lage sein, die Informationen den entsprechenden Mitarbeitern und Teams plattformübergreifend und mobil bereitzustellen. Mit unseren innovativen Apps und Lösungen für den mobilen Zugriff können unsere Kunden diese Herausforderung meistern.

Von einer für Tablets optimierten Windows App bis hin zu einem Browser-Recherche-Tool bieten wir eine Vielzahl von Applikationen, die für spezielle Anwendungsfälle optimiert sind.

Windows 10 kompatibel

keytech PLM/DMS wird von keytech Software GmbH auf den folgenden Editionen von Windows 10 unterstützt – Windows 10 Pro und Windows 10 Enterprise. keytech PLM/DMS wird unterstützt von den handelsüblichen Wartungsoptionen von Windows 10 inklusive - Current Branch und Current Branch for Business.

keytech workflow engine

BPMN Prozessmanagement direkt im DMS-System

Zunehmend komplexe Unternehmensprozesse führen zu steigenden Anforderungen an Prozessdokumentation und -management. BPMN 2.0 hat sich in den vergangenen Jahren daher zu Recht zum Goldstandard im Prozessmanagement entwickelt. Mit der keytech workflow engine integrieren wir BPMN in PLM & DMS.

Mit Hilfe der voll integrierten BPMN Workflow Engine lassen sich Arbeitsabläufe durch Process Owner grafisch gestalten und dokumentieren und die „fertigen“ Prozesse können leicht in keytech implementiert werden. So können Mitarbeiter optimal in den Arbeitsablauf eingebunden und Prozesse in der Folge zielführend analysiert und optimiert werden.

Welten verbinden

Um gesamte Wertschöpfungsketten ganzheitlich und zielführend zu digitalisieren, braucht es Integrationen, die Dateninseln verbinden und auch Zulieferer, Partner und Kunden in den Prozess einbinden.

keytech DMS bietet Lösungen, um in diesem wechselseitigen Geflecht von Akteuren als zentraler Daten-Hub zu fungieren.

keytech portal


Um externe Partner optimal in den Wertschöpfungsprozess zu integrieren, gilt eine einfache Möglichkeit zu finden, den entsprechenden Beteiligten, Dokumente einfach und sicher bereitzustellen und entsprechende Vorgänge sauber und mit minimalem Aufwand zu dokumentieren.

Mit keytech portal bieten wir Ihnen ein Werkzeug, um diese Zielsetzung in Ihrer keytech-Lösung zu erreichen.

Flexible Integrationen
zu anderen Systemen

Neben nahtlosen Integrationen zu den Microsoft Office-Produkten kommt der reibungslosen Kommunikation mit anderen Informationssystemen im digitalen Dokumentenmanagement besondere Bedeutung zu.

Unsere Schnittstellen dienen als smarte Verbindung zwischen den einzelnen Anwendungen und ermöglichen eine reibungslose Integration bereits vorhandener Systeme in Ihrem Unternehmen.

DMS Vorteile

Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen

 

  • Digitales Archiv: Entsorgung von Akten und Belegen nach der digitalen Erfassung.
  • Effizienz: Prozesse werden beschleunigt und optimiert.
  • Kostenersparnis: DMS spart Zeit, Material- und Personalkosten.
  • Kundenbindung: Kürzere Durchlaufzeiten sorgen für höhere Kundenzufriedenheit.
  • Sicherheit: Der Einsatz von keytech DMS ermöglicht ein rechtssicheres Informationsmanagement mit definierten Arbeitsabläufen ohne Wissensverlust.
  • Transparenz: Höhere Transparenz und leichte Auffindbarkeit von Dokumenten und Vorgängen.
  • Zufriedenheit: Kein Frust durch langes Suchen.

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Einführungs- & Schulungskonzept

Alles für den perfekten Start in die keytech-Welt

Ebenso so wichtig, wie ein zuverlässiges und funktionales DMS-System ist auch die richtige Strategie zur Einführung der Lösung. Dies gilt gleichermaßen für Schulung und Onboarding der DMS-Anwender, wie auch für ein durchdachtes Einführungskonzept.

keytech academy - unser Inhouse Schulungskonzept

Ein durchdachtes Konzept der Mitarbeiterschulung ist unerlässlich, um Ihre Mitarbeiter vom Start weg mit allen wichtigen Funktionen von keytech DMS vertraut zu machen und direkt nach der Einführung einen möglichst hohen Nutzen aus der Lösung zu ziehen.

Unsere erfahrenen Trainer vermitteln im Rahmen der keytech academy in einer Vielzahl von Kursen die notwendigen Fähigkeiten, um mit keytech ab Tag eins voll durchzustarten. Der aktuelle Trainingsplan ist auf die Bereiche PLM, DMS und Administration abgestimmt. Nutzen Sie unser Angebot als festen Baustein zur Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter.

Konzepte zur Einführung
von keytech

Wir bieten neuen Kunden zwei mögliche Wege, keytech PLM einzuführen:

Unseren best practice Ansatz und ein bewährtes 5-Stufen-Einführungskonzept. Mit unserem best practice-Ansatz haben wir eine Out-of-the-Box-Lösung geschaffen, die es ermöglicht, keytech PLM in kürzester Zeit und bei minimalem Kostenaufwand einzuführen.

Unser 5-Stufen-Einführungskonzept hingegen liefert vom Projekt-Kick-off bis zum Produktivstart und Projekt-Review einen erprobten Fahrplan hin zu Ihrer individuellen keytech-Lösung.

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